Положение о муниципальном архиве

 

УТВЕРЖДЕНО  постановлением  Администрации Тегульдетского района от 15.02.2007 № 43

 

ПОЛОЖЕНИЕ

о муниципальном архиве Тегульдетского района Томской области

1. Общие положения

1.1.  Администрация   Тегульдетского      района         в   целях   эффективной организации архивного дела в муниципальном образовании «Тегульдетский район» реализует полномочия по:

-      формированию и содержанию  муниципального   архива  Администрации Тегульдетского района Томской области;

- хранению архивных фондов поселений, входящих в состав Тегульдетского района;

-      обеспечению   хранения,   комплектования,   учета   и   использования   архивных документов,  образующихся    в    их    деятельности,    деятельности    организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц,   переданных на законном основании в муниципальную собственность;

                     -      решению вопросов о передаче права собственности на архивные фонды и архивные документы,   за   исключением   отнесенных   к   ведению   Российской Федерации, совместному ведению Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, ведению субъектов Российской Федерации.

1.2.  Для решения задач по реализации полномочий в области архивного дела на территории Тегульдетского района, а также непосредственно хранения, комплектования, учета и использования     документов     Архивного     фонда Тегульдетского района, относящихся к муниципальной    собственности  и  других  архивных  документов, Администрация   Тегульдетского   района  образует   муниципальный   архив Тегульдетского района Томской области (муниципальный архив Тегульдетского района).

1.3.     Муниципальный    архив    Тегульдетского    района    имеет    печать для удостоверения архивных копий, выписок и справок социально - правового характера, исполненных на основе архивных документов.

1.4.  В составе муниципального архива действует:

-        хранилище управленческой, научно-технической документации и фондов личного происхождения;

- хранилище документов по личному составу ликвидированных организаций.

1.5.   Муниципальный    архив    в    своей    деятельности    руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом Российской Федерации от 22.10.2004 № 125 - ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», законом Томской области «Об архивном деле в Томской области», законом Томской области от 10.11.2006 № 261-ОЗ «О наделении органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к  собственности Томской области, другими законами Томской области,   принимаемыми   в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами   органов    государственной    власти    Томской    области,    муниципальными правовыми   актами,   Уставом   муниципального   образования   «Тегульдетский район», а также Правилами организации хранения, комплектования, учета, и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, нормативно - методическими документами Федеральной архивной службы России, Архивным Управлением Администрации Томской области и настоящим Положением.

1.6.    В своей деятельности муниципальный  архив   Тегульдетского района взаимодействует с Архивным Управлением Администрации Томской области, органами    местного самоуправления Тегульдетского района, общественными объединениями, средствами массовой информации и иными организациями.

1.7.      Финансирование    и    материально-техническое    обеспечение муниципального архива осуществляется Администрацией района за счет средств местного бюджета.

Дополнительными источниками финансирования могут быть субвенции из бюджета Томской области на осуществление переданных Администрации района отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела, а также целевые средства из бюджета Российской Федерации или Томской области, направленные для реализации Федеральных или областных целевых программ по архивному делу.

1.8. Администрация Тегульдетского района обеспечивает муниципальный архив помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов   Архивного   фонда   Российской   Федерации,   охрану помещений,   их содержание, оборудование, техническое оснащение, транспортное обслуживание; создание необходимых условий работникам муниципального архива (аттестация рабочих мест в хранилище) и условий пользователям для работы с архивными документами.

В случае передачи помещения, в котором размещен муниципальный архив, другим организациям, администрация предварительно предоставляет архиву равноценное или более подходящее по нормативным требованиям хранения и безопасности архивных документов, условиям труда работников помещение.

2. Основные задачи

Основными задачами муниципального архива являются:

2.1.    Осуществление на  территории Тегульдетского района полномочий муниципального    образования    «Тегульдетский  район»    в    области архивного   дела.

2.2.   Обеспечение сохранности и ведение государственного учета   архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению.

2.3.                  Комплектование   муниципального   архива     документами,   имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для населения Тегульдетского района и Томской области в целом.

2.4.         Организационно-методическое   руководство   организацией   архивов   и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления Тегульдетского района, муниципальных учреждений и муниципальных унитарных       предприятий, содействие организациям других форм собственности и гражданам, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Томской области, другие архивные документы.

2.5.                   Информационное  обеспечение органов местного    самоуправления Тегульдетского       района,       организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию.

2.6.          Реализация   отдельных   государственных   полномочий   по   хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной   собственности   Томской   области   и   находящихся   на территории   Тегульдетского  района

 

3. Функции

Муниципальный архив в соответствии с возложенными на него задачами:

3.1 .Обеспечивает хранение:

-         архивных  фондов  и  архивных  документов  на  различных  видах  носителей, являющихся муниципальной собственностью и входящих в состав Архивного фонда, в т.ч. образующихся в деятельности органов местного самоуправления Тегульдетского района с момента их образования;

-         архивных  фондов  и  архивных  документов  на различных  видах  носителей, образовавшихся   в   деятельности   государственных учреждений,   предприятий   и организаций, действовавших на территории района на всем протяжении его истории, созданные до 01 января 2005 года, переданные из государственной собственности в муниципальную собственность Тегульдетского района;

-         архивных   фондов     и   архивных документов   на различных видах носителей негосударственных  организаций,   общественных  и  религиозных  объединений  и организаций, политических партий и граждан, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного    фонда Тегульдетского района и другие архивные документы,   передаваемые  их  собственниками  или  владельцами  на постоянное хранение в муниципальный архив на договорной основе;

 

-   документов на различных видах носителей   по личному составу ликвидированных организаций, в том числе в связи с банкротством, действовавших на территории Тегульдетского района;

-   печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды отдела;

-   учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности отдела.

 

3.2.                Муниципальный архив может принимать на хранение при наличии площадей и необходимых условий, документы по личному составу действующих организаций на договорных условиях.

3.3.                Документы        негосударственной        части        Архивного        фонда Тегульдетского  района   поступают   на   хранение   в   муниципальный   архив   в порядке и на условиях договоров      между      собственниками      документов      и муниципальным       архивом, действующих от имени Администрации при наличии доверенности.

3.4.                Осуществляет учет документов,   принятых в муниципальный архив; представляет в установленном порядке учетные данные в Архивное Управление Администрации Томской области.

3.5.Проводит (реализует) мероприятия по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.

3.6.   Обеспечивает подготовку предложений по повышению безопасности хранящихся   в   отделе   документов,   внесение   их   в  установленном   порядке   на рассмотрение Главе Администрации района и реализацию принятых решений.

3.7.  Обеспечивает проведение экспертизы ценности документов, хранящихся в муниципальном   архиве,   в  том  числе   на  основе   методических  рекомендаций Архивного Управления Администрации Томской области.

3.8.     Составляет   списки   организаций - источников   комплектования муниципального архива и представляет их в установленном порядке на согласование в Архивное Управление Администрации Томской области, и на утверждение - Главе Администрации Тегульдетского района; ведет систематическую работу по уточнению списков.

3.9.   Организует в соответствии с законодательно установленными сроками отбор   архивных   документов   организаций     -   источников   комплектования   для постоянного и долговременного хранения и осуществляет их прием в муниципальный архив.

3.10.     Разрабатывает    и    реализует    мероприятия    по    комплектованию муниципального    архива   документами    по    истории   района,    находящимися    в архивохранилищах других субъектов Федерации, нетрадиционными документами, в том    числе    записями    воспоминаний,    материалами    видеосъемки    районных мероприятий   и   знаменательных   событий,   юбилеев   населенных   пунктов   и  т.п. документами.

3.11.   Осуществляет проверки состояния делопроизводства и сохранности архивных документов, в том числе по личному составу, в организациях - источниках комплектования муниципального архива.

3.12. Обеспечивает   в   установленном   порядке   ведение   учета   архивных документов, хранящихся в организациях -    источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории района.

3.13.   Осуществляет в установленном порядке  рассмотрение и согласование локальных   нормативно - методических  документов,    определяющих  порядок документационного    обеспечения   управления    и   работы    архива   организации: положений об архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций - источниках     комплектования     муниципального     архива     и     инструкций     по делопроизводству.

3.14.    Обеспечивает   в   установленном   порядке   рассмотрение   Архивным Управлением Администрации Томской области описей дел постоянного хранения и по личному составу,    поступивших от организаций - - источников комплектования муниципального архива.

3.15.  Предоставляет на рассмотрение и утверждение Архивным Управлением Администрации Томской области описи   дел по личному составу ликвидированных организаций, документы которых подлежат приему в муниципальный архив.

3.16. Изучает      и   обобщает   практику   работы   архивов   организаций   и делопроизводственных   служб,   распространяет  их   положительный   опыт   среди организаций -  источников комплектования муниципального архива.

3.17. Оказывает организационно методическую помощь организациям - источникам      комплектования   муниципального      архива,   проводит  совещания, семинары, консультации по вопросам организации и методики работы с документами, организует смотры сохранности архивных документов.

3.18.   Обеспечивает подготовку предложений по улучшению сохранности архивных документов, по улучшению документационного обеспечения управления в организациях района, повышению квалификации работников делопроизводственных служб, внесение предложений в установленном порядке на рассмотрение Главе Администрации Тегульдетского района и реализацию принятых решений.

3.19.    Осуществляет   информирование   органов   местного   самоуправления, находящихся на     территории Тегульдетского района, иных организаций района о составе и содержании документов и фондов муниципального архива по актуальной тематике.

3.20.  Обеспечивает исполнение запросов юридических и физических лиц на документационную информацию, подготовку  заверенных   копий   архивных  документов, выписок из них.

3.21.       Организует    работу    пользователей     архивными     документами непосредственно в архиве, готовит копии документов по их запросам.

3.22.   Обеспечивает подготовку документальных выставок, материалов для средств  массовой  информации,   встреч  с  общественностью,   школьных  уроков, экскурсий в архив, ведет публикацию архивных документов.

3.23.   Обеспечивает исполнение социально - правовых запросов граждан на основе принятых в архив документов по личному составу, выдает заверенные архивные справки, заверенные копии и выписки из документов.

3.24.     Осуществляет       прием   граждан,   рассматривает   их   заявления   и консультирует их по вопросам розыска архивных документов.

3.25. Создает и совершенствует поисково-справочный аппарат к документам,  в том числе Справочник о составе и содержании фондов архива, автоматизированные информационно - поисковые системы, базы данных.

3.26. Реализует отдельные государственные полномочия в сфере архивного дела по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной части Архивного фонда Тегульдетского района и находящихся на территории района, при наделении ими администрации района в установленном порядке.

3.27. Обеспечивает подготовку для внесения    в установленном порядке в органы местного самоуправления Тегульдетского района проектов муниципальных правовых актов по   вопросам  развития   архивного   дела  в  районе,   совершенствования  работы муниципального архива.

 4. Права

Муниципальному архиву предоставляется право:

4.1.   Представлять    Администрацию    Тегульдетского    района    по    всем вопросам, входящим в компетенцию муниципального архива.

4.2.  Вносить    на  рассмотрение     Администрации     Тегульдетского района   и Архивного Управления Администрации Томской области предложения по развитию архивного дела,   улучшению обеспечения         сохранности, комплектования     и использования   документов,    хранящихся    в   муниципальном архиве;     вопросы     по совершенствованию     работы     архивов     организаций     и организации документов в делопроизводстве организаций; участвовать в подготовке и рассмотрении Администрацией Тегульдетского района вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты Постановлений.

4.3.    Давать   в   пределах своей   компетенции   организациям -      источникам комплектования обязательные для исполнения указания по вопросам организации и хранения  архивных  документов,  организации  документов  в  делопроизводстве, устранению   выявленных   недостатков,   проверять   исполнение   требований Федерального и регионального архивного законодательства.

4.4. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования, необходимые сведения об организации хранения и состояния архивных документов,    организации   документов    в    делопроизводстве,    формировании    в делопроизводстве информационных технологий, участвовать в работе экспертных комиссий организаций.

4.5.          Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых  Администрацией    Тегульдетского района    и    ее  структурными  подразделениями; представлять Администрацию     Тегульдетского     района     в     международном сотрудничестве в области архивного дела.

 

4.6. Вносить    предложения    перед         Администрацией    Тегульдетского района     о   привлечении   к   ответственности   за   нарушение   архивного законодательства должностных лиц и лиц, выполняющих управленческие функции в организациях - источниках комплектования муниципального архива.

4.7.                 Участвовать в работе ликвидационных комиссий с целью обеспечения сохранности документов ликвидируемых организаций.

4.8.                 Взаимодействовать   в   своей   деятельности       с   органами   местного самоуправления,    организациями    Тегульдетского района, Архивным   Управлением    Администрации Томской области, с областным государственным учреждением «Государственный архив Томской области».

5. Организация деятельности

5.1.   Муниципальный архив возглавляет главный специалист по вопросам архивного дела, назначаемый и освобождаемый от должности Главой Администрации Тегульдетского района, в соответствии с действующим законодательством.

Главный специалист муниципального архива является муниципальным служащим и входит в Реестр муниципальных должностей. При смене специалистов муниципального архива,  прием - передача дел проводится комиссией, созданной распоряжением Главы Администрации Тегульдетского района. Акт приема - передачи архивных фондов и архивных документов утверждается Главой Администрации Тегульдетского района и представляется в Архивное Управление Администрации Томской области.

5.2.   Специалист муниципального архива:

5.2.1.     Организует    деятельность       муниципального    архива   и    несет персональную  ответственность  за  выполнение  возложенных  на  архив  задач  и функций.

5.2.2.   Отчитывается о работе архива и состоянии архивного дела в районе перед Администрацией района и   в установленном    порядке перед Архивным Управлением Администрации Томской области.

5.2.3.   Обеспечивает соблюдение охранного и противопожарного режимов, работу архива в условиях ЧС, внедряет в практику рациональные способы хранения документов, определяет потребность архива в технических средствах, оборудовании для архивохранилищ.

5.2.4.    Решает  вопросы  выдачи  документов  во   временное  пользование организациям, и пользователям - для работы в помещении архива.

5.3. Деятельность муниципального архива Тегульдетского района организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Федеральной архивной службы России, на основе целевых программ, планов работы, утверждаемых Главой Администрации Тегульдетского района с учетом рекомендаций Архивного Управления Администрации Томской области.